Informatie- en organisatieadviseur Peter de Beurs: “De inhoudelijke en menselijke kant moeten voor mij altijd in evenwicht zijn.”

Tussen de mensen voelt Peter de Beurs zich als een vis in het water. Bij het NIPV zorgt hij voor duidelijkheid en samenhang in het IT-beheer, maar verliest daarbij nooit de menselijke kant uit het oog. Hij vertelt over zijn opdracht als informatie- en organisatieadviseur IV/ ICT bij het NIPV en hoe hij mensen meekrijgt in een nieuwe manier van werken.

Gewapend met een camera gaat Peter graag de stad in om te fotograferen. Hij fotografeert het liefst mensen, om de vele uitdrukkingen en levenswijzen op beeld vast te leggen. “Ik heb mijn camera bijna altijd op zak. Als je bijvoorbeeld in Italië bent, zie je aan de mensen dat er andere gebruiken en gewoonten heersen. Dat zie je ook terug in organisaties waar gewoonten diepgeworteld zijn en waarover je soms in gesprek moet gaan om te zien wat er werkelijk gebeurt.”

Het observeren, maar ook samen met of tussen de mensen zijn, is de rode draad in zijn leven en werk. Of het nu gaat om uitgebreid tafelen met een groep vrienden, samen koken met zijn vrouw of op reis nieuwe culturen en keukens ontdekken: mensen staan centraal. Wanneer hij na het afronden van de studies Bedrijfskunde en Economie in diverse managementfuncties binnen het bank- en verzekeringswezen aan de slag gaat, vraagt hij zich na een aantal jaar af of dit wel zijn bestemming is. Hij mist iets, namelijk een focus op wat er leeft bij mensen op de werkvloer en dat mensen het belangrijkste kapitaal van organisaties zijn. Mensen meenemen in complexe veranderingen door hun nieuwe inzichten te bieden, ziet hij als zijn belangrijkste toegevoegde waarde. In 2007 begint hij voor zichzelf en besluit hij zich te focussen op het inrichten, implementeren en continu verbeteren van nieuwe werkwijzen, altijd gericht op het verbeteren van de klantgerichtheid en het verbeteren van prestaties.

Luisteren
Peter is niet het type interimmanager die ergens binnenloopt en roept dat hij het allemaal wel weet en iedereen vertelt hoe het moet. Hij mengt zich tussen de mensen en luistert naar wat er speelt op de werkvloer. Ook hier observeert en luistert hij en probeert hij met interviews en workshops een goed beeld van de bestaande situatie te krijgen. “Ik hecht aan een open sfeer en zorg dat er vertrouwen ontstaat. Bij een opdracht probeer ik altijd eerst een goede relatie met mensen op te bouwen. Dit vind ik belangrijk, omdat mijn adviezen vooral voor de medewerkers veranderingen met zich meebrengen. Zo creëer ik draagvlak voor een andere kijk op het functioneren van de organisatie.”

Mensen durven zich bij Peter kwetsbaar op te stellen. “Ik straal rust uit en dat geeft vertrouwen. Dat is voor mijn rol heel belangrijk om boven water te krijgen wat er leeft, wat de oorzaken van de problemen zijn en waar verbeteringen mogelijk zijn.”

Hoe complexer, hoe interessanter
In 2023 start hij via PIA als informatie- en organisatieadviseur IV/ICT bij het NIPV, een publiek kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg. Hij heeft goed contact met Carlo Klerx (consultant bij PIA) en de afstemming met hem over de opdracht verloopt erg prettig. “Vanaf de vacaturetekst tot en met het gesprek heeft PIA mij begeleid bij het schrijven van een motivatiebrief en het aanpassen van mijn cv om die naadloos te laten aansluiten op de vraagstelling van de opdrachtgever, en dat is uitstekend gelukt.”

Hoe complexer hoe interessanter, zo luidt zijn motto. Bij het NIPV heeft hij de opdracht om samenhang te brengen in de organisatie van het ICT-beheer. Een complexe opdracht, waarbij hij te maken krijgt met veel verschillende afdelingen omdat het ICT-beheer in de organisatie versnipperd is. Ook hier begint Peter eerst bij de mensen. Hij organiseert workshops en houdt enquêtes om te ervaren wat er op de werkvloer leeft, maar hij investeert ook in informele contacten ‘bij de koffiemachine’. “Ik werk bij voorkeur niet thuis. Ik vind het van groot belang om mensen op locatie te kunnen zien en spreken. Een afspraak via Teams is prima als je iemand al langer kent, maar echt goede verbinding krijg je niet via het scherm.”

Verbetering van samenwerking
Met het verzamelen van de informatie, worden ook oplossingen duidelijk. “Dit vraagstuk bij het NIPV heeft zowel organisatorische, technische als menselijke oplossingen nodig. Zo kan er meer procesgericht gewerkt worden en kan de versnippering worden opgelost door beheeractiviteiten slim samen te voegen of dicht bij de gebruikers te plaatsen. Daarmee wordt bereikt dat de ICT-dienstverlening klantgerichter wordt ingericht en meer gemak voor de gebruikers oplevert.” Ook gaat Peter concreet antwoord geven op de vraag hoe je ICT-beheer procesmatig beter kunt organiseren. In het gebruik van ITIL en BiSL, beide frameworks voor het inrichten van de beheerprocessen binnen de gebruikersorganisatie en ICT-afdeling, ziet hij oplossingen.

“Andere, meer mensgerichte oplossingen zoekt hij in het opzetten van samenwerkingsverbanden waardoor de mensen regelmatig met elkaar overleggen over hun vak. De stap voor een medewerker om aan een andere afdeling hulp te vragen is nu groot. Dus komt hij met voorstellen om mensen beter samen te laten werken, bijvoorbeeld in kennissessies, een dag- of weekstart, workshops, trainingen of andere opleidingsmogelijkheden.”

Evenwicht
De analysefase is bijna afgerond, waarbij veel informatie uit verschillende bronnen door Peter bij elkaar is verzameld. Als zijn eerste bevindingen door het MT positief worden ontvangen, volgt de implementatiefase. “Mijn grootste opgave is om het management mee te krijgen in een andere manier van denken. Mijn doel is om effectieve oplossingen voor te stellen waarbij er een goed evenwicht is tussen de inhoudelijke en menselijke kant. Want: hoe zorg ik dat een werkwijze en dus de prestatie verbetert, maar tegelijkertijd ook het welzijn en het werkplezier van de medewerkers meegroeit? Naar dat evenwicht zoek ik altijd.”