Managementassistent(e) (32-36 uur) 19145

Je bent een managementassistent(e) met ervaring met het uitvoeren van secretariële en administratieve taken binnen bij voorkeur een (semi)overheidsomgeving.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een gemeente, is op zoek naar een managementassistent(e) voor het team Ruimtelijke Kwaliteit. Je werkt binnen het team samen met de andere managementassistent(e) en vervangt deze waar nodig. Daarnaast werk je 2 dagdelen per week voor het Servicepunt.

Wat ga je doen:

  • Je voert diverse secretariële en administratieve taken uit ten behoeve van 2 managers.
  • Je beheert en bewaakt de agenda en e-mail van de manager(s), plant afspraken in en organiseert bijeenkomsten.
  • Je draagt zorg voor het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken.
  • Je signaleert verbeterpunten binnen werkprocessen en zorgt dat het secretariaat altijd bereikbaar is.
  • Je ondersteunt bij HRM-werkzaamheden en logistieke en administratieve handelingen, zoals het verwerken van inkomende en uitgaande post, het reserveren van vergaderzalen, het administratief verwerken van vergunningen en het regelen van een account voor nieuwe medewerkers.
  • Je verricht algemene werkzaamheden op een vast secretariaat (Servicepunt), zoals de uitleen van laptops, het beheer van de algemene secretariaatsmailbox, het afhandelen van fysieke en digitale post en het beantwoorden van de telefoon.
  • Je notuleert in de vorm van het maken van een actielijst, het uitzetten van acties en het bewaken hiervan voor het management.
  • Je draagt bij aan het verder professionaliseren van het secretariaatsteam.

Wij vragen:

  • Je hebt minimaal een afgeronde secretariële mbo 4-opleiding.
  • Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring opgedaan als secretaresse of managementassistent(e) in een dynamische omgeving.
  • Je hebt minimaal 1 jaar relevante en recente werkervaring opgedaan binnen een (semi)overheidsomgeving of vergelijkbaar.
  • Je kunt uitstekend omgaan met de pakketten van MS Office en leert snel en gemakkelijk nieuwe systemen.
  • Je hebt bij voorkeur:
    • ervaring met complex agendabeheer.
    • ervaring op het gebied van Slimmer Werken.

Standplaats:
Utrecht

Wij bieden:
De functie is per mei beschikbaar voor 32-36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 3 maanden, met een optie tot verlenging. Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór dinsdag 2 april aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19145. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.

Solliciteren

Printen, delen en doorsturen