Privacy statement

Project Interim Advies B.V. (PIA) is een interim-management en adviesbureau gespecialiseerd in projectmatige inzet van kennis en capaciteit op onze projecten.

PIA neemt bij haar dienstverlening de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens serieus. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacy statement en leven de toepasselijke wet- en regelgeving vanzelfsprekend na.

Dit privacy statement is van toepassing op (aanstaande) projectmedewerkers (sollicitanten en werknemers), vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van PIA.

 

Welke persoonsgegevens verwerkt PIA en met welk doel?

PIA verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden:

  • PIA verwerkt persoonsgegevens bij het zoeken naar nieuwe (project)medewerkers en in het kader van het sluiten van (arbeids)overeenkomsten.
  • Om jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met de inzet op onze projecten.
  • Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, het versturen van nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn.
  • Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties.

Daarnaast is PIA wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert PIA zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever.

Aan het einde van dit privacy statement is een overzicht opgenomen van de persoonsgegevens die wij verwerken.

 

Wat doen wij met de persoonsgegevens en met wie delen wij deze?

Delen met collega’s binnen de organisatie

PIA deelt persoonsgegevens binnen de eigen organisatie alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding en hebben hiertoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

 

Delen met opdrachtgevers

PIA deelt persoonsgegevens van nieuwe projectmedewerkers en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van nieuwe projectmedewerkers en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt PIA een PIA cv dat door medewerkers van PIA op basis van (sollicitatie)gegevens van betrokkenen is opgesteld. PIA vraagt voor het voorstellen bij (potentiële) opdrachtgevers altijd uw toestemming.

 

Delen met overheid of rechtshandhavingsautoriteiten

Hiermee zullen wij jouw gegevens delen als wij van oordeel zijn dat wij daartoe verplicht zijn. Met en op verzoek van politie en justitie delen wij uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat

 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

PIA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is PIA gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale en andere wettelijke verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van geslaagde verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert PIA de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de 2 onderstaande situaties hanteert PIA de volgende bewaartermijnen:

  • Recruitment via externe bronnen: maximaal 1 maand nadat betrokkenen door PIA zijn gevonden, neemt PIA contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken.
  • Persoonsgegevens van mogelijk nieuwe projectmedewerkers die niet voor PIA werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in de projecten van PIA: 5 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van PIA.

 

Welke rechten hebben betrokkenen?

PIA respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend, andere slechts onder bepaalde voorwaarden. PIA kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen ten aanzien van de eigen persoonsgegevens:

  • Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens.
  • Inzage in persoonsgegevens.
  • Correctie van onjuiste persoonsgegevens.
  • Verwijdering van persoonsgegevens als PIA deze niet langer nodig heeft.
  • Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door PIA bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

 

Hoe beveiligt PIA persoonsgegevens?

PIA treft passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen. In een vroeg stadium kunnen hierdoor bedreigingen of aanvallen worden gesignaleerd en kan actie worden ondernomen. PIA heeft beleid en procedures opgesteld voor het tijdig melden van datalekken. Daarnaast wordt de ICT-infrastructuur van PIA gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen. Verder heeft PIA in haar systemen geborgd dat de toegang tot persoonsgegevens beperkt is tot PIA-medewerkers voor wie de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. PIA schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van PIA. Zij sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. PIA beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van gesloten verwerkersovereenkomsten.

Wij bewaren onze gegevens waar mogelijk binnen Nederland, maar in ieder geval binnen de EER.

 

Onze website en de techniek erachter:

Naast cookies (een cookie is een klein bestand dat op de computer van betrokkenen wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op de website kunnen deze cookies worden herkend. Meer hierover is te lezen in de cookie policy van PIA) maakt PIA gebruik van andere technische gegevens op haar websites, bijvoorbeeld webstatistieken. Daarmee registreert PIA het gebruik haar websites en het gedrag van bezoekers van deze website. PIA kan zo haar dienstverlening optimaliseren.

 

Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging?

In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht PIA daarover zo spoedig mogelijk te informeren via info@pia.nl onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

 

Wijziging privacy statement

PIA kan dit privacy statement aanpassen. Op de website is altijd de laatste versie te vinden.

Met betrekking tot vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met PIA 078-6182212 of info@pia.nl.

 

Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Bij sollicitaties:

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit.
  • Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid, lidmaatschap van professionele verenigingen.
  • Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring.
  • Sociale mediagegevens: link naar sociale media profielen van betrokkenen.
  • Sollicitatiegegevens: cv, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs.
  • Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan PIA verstrekken, zoals een foto.
  • Notities van PIA-medewerkers, (sollicitatie)gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties / bemiddelingen.
  • Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budgetgerelateerde criteria.
  • Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van cv’s van betrokkenen op basis van het PIA-format: voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, geslacht, nationaliteit, profiel, relevante opleidingen en cursussen, werkervaring, talen en softwarekennis.
  • Referenties van voorgaande werkgever(s), integriteitsverklaringen, verklaringen omtrent gedrag.

 

Bij arbeids- of opdrachtovereenkomsten

  • Aanmaken personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, burgerservicenummers) en documenten nodig voor de administratie van PIA zoals contactgegevens en diploma’s.
  • Verklaringen omtrent gedrag, referenties, integriteitsverklaring, geheimhoudings- en integriteitsverklaringen.
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummers, salaris, tarieven van zelfstandig ondernemers.
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto.

 

Zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen met de volgende redenen:

  • Voor het doen van aanbiedingen voor en/of het verstrekken van informatie over de dienstverlening en onze overige activiteiten.
  • Een zakelijke relatie te onderhouden.
  • Een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

  • Naam en contactgegevens.
  • Functie.
  • Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt.
  • Gegevens om een goede relatie met je kunnen onderhouden.
  • Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

 

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen jouw gegevens om:

  • De overeenkomst met je te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen.
  • Met je te kunnen communiceren.
  • Een goede zakelijke relatie met je te onderhouden, om:​
    • Je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten.
    • Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor je interessant kunnen zijn.
  • Om te kunnen factureren.
  • Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen.
  • Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken).
  • Je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten.
  • Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn.
  • Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.
  • Onze dienstverlening te verbeteren.

 

Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.