Bestuurssecretaresse (32-36 uur) - 20750

Je bent een bestuurssecretaresse met ervaring bij een gemeente.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een gemeente, is op zoek naar een bestuurssecretaresse. De gemeente is uniek vanwege haar rijke historie en is met zo’n 150.000 inwoners en 31 kernen inmiddels één van de grootste gemeenten van Nederland. Als bestuurssecretaresse ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het college van burgemeesters en wethouders. Je beheert de agenda's en mailboxen en ontvangt bezoekers. Ook handel je eenvoudige correspondentie af en ondersteun je de collegeleden bij de archivering van hun stukken. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de wethouder. Aangezien bestuurders zelf veel buiten de deur zijn, communiceer je veel op afstand en online. Je werkt nauw samen met collega-secretaresses, je zorgt met elkaar voor de continuïteit en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Momenteel werken de medewerkers van gemeente vanuit huis in verband met de COVID-19-maatregelen.

Als bestuurssecretaresse ben je een echte teamspeler die de samenwerking opzoekt zowel binnen het team als daarbuiten. Je bent flexibel, proactief en stressbestendig.

Wat ga je doen:

• Je bent verantwoordelijk voor zeer complex agendabeheer.
• Je organiseert vervoer voor de bestuurder.
• Je handelt inkomende en uitgaande communicatie af (telefoon, e-mail en post).
• Je zet acties uit en bewaakt de voortgang van gemaakt afspraken.
• Je bereidt vergaderingen voor, plaatst vergaderstukken in iBabs en archiveert stukken.
• Je onderhoudt veel in- en externe contacten en bent eerste aanspreekpunt hierin.
• Je vervangt collega’s op bestuurssecretariaat.

Wij vragen:

• Je hebt secretariële ervaring op bestuurs- / directieniveau, bij voorkeur minimaal 5 jaar binnen een gemeente.
• Je bent beschikbaar vanaf 1 januari 2021 en bent bereid om zowel vanuit huis als op locatie te werken.
• Je hebt bij voorkeur:
  • kennis van de vergadertool iBabs.
  • affiniteit met digitalisering / digitale werkprocessen.
• Je bent beschikbaar voor een kennismakingsgesprek met de opdrachtgever op dinsdag 15 december en eventueel een klikgesprek op donderdag 17 december.

Standplaats:
Hoofddorp, vanwege de COVID-19-maatregelen werk je voorlopig vanuit huis

Wij bieden:
De functie is per begin januari 2021 beschikbaar voor 32 tot 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste begin juli 2021, met een optie tot verlenging (2 x 3 maanden).

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 11 december aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteer. Ons referentienummer is 20750. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.