Projectsecretaris (32 uur) - 19858

Je bent een projectsecretaris met minimaal 5 jaar ervaring binnen een overheidsorganisatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een organisatie die gemeenten ondersteunt bij het verbeteren van hun dienstverlening aan inwoners en ondernemers, is op zoek naar een projectsecretaris voor het team Analyse. Het team bestaat uit 7 senior analisten en 1 teamcoördinator. Het team voert regelmatig impactanalyses en uitvoeringstoetsen uit op wettelijke wijzigingen waar gemeenten mee te maken krijgen.

Wat ga je doen: 

• Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden en opstellen van notities en de inbreng van stukken in het MT.
• Je structureert de workflow en de capaciteitsplanning en houdt deze bij. Daarnaast richt je de tooling hiervoor in en bent zelfstandig in staat om eisen en wensen hieromtrent op papier te zetten.
• Je rapporteert over de voortgang en bereidt MT-rapportages voor door input te halen bij collega’s en te verwerken tot een rapportage in Pepperflow.
• Je bewaakt de planning van de verschillende projecten en signaleert tijdig over mogelijke knelpunten en checkt of processtappen goed uitgevoerd worden en spreekt professionals aan op gesignaleerde knelpunten.
• Je stelt profielen op voor de inhuur van tijdelijke krachten op specifieke opdrachten.
• Je benadert gemeenten en andere partijen om de juiste contactpersonen te vinden voor een impactanalyse op een specifiek onderwerp en je licht vragen toe op het onderwerp van de analyse.
• Je plant afspraken in voor interviews bij gemeenten voor de analisten en beheert de agenda voor het plannen van deze afspraken.
• Je bent verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en werkgroepen bij gemeenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging van de bijeenkomsten en vertaalt complexe inhoudelijke materie in gedragen actiepunten.
• Je bewaakt de financiële voortgang van de projecten die het team uitvoert.
• Je draagt zorg voor de administratieve afhandeling van opdrachtverstrekking tussen de organisatie en opdrachtgevende partijen en het opstellen van offertes.
• Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda voor het overleg en de verslaglegging.

Wij vragen: 

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan als projectsecretaris.
• Je hebt bij voorkeur 1-3 jaar ervaring:
  • met projectmatig werken.
  • met het werken binnen een overheidsorganisatie.
  • met het opstellen van notities voor het management / bestuur.
  • met het voorbereiden en organiseren van werksessies.
  • aantoonbare werkervaring in (project)administratie.
  • ervaring met het maken van interviewafspraken waarbij gesprekspartners nog geïdentificeerd moeten worden.
• Je bent dinsdag 10 maart aanstaande beschikbaar voor een kennismakingsgesprek.

Standplaats:
Den Haag

Wij bieden:
De functie is per 11 maart beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste eind juni 2020, met een optie tot verlenging (tot een maximale inhuurduur van 36 maanden). Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór maandag 2 maart aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19858. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.