Secretaresse (32-40 uur) - 19643

Je bent een secretaresse met ervaring binnen een overheidsorganisatie. 

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een provincie, is op zoek naar een secretaresse voor het team Office Support (TOS) van het domein Bedrijfsvoering. Het team Office Support ondersteunt diverse managementteams en het college van Gedeputeerde Staten (GS).

Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de teamleiders, domein- en afdelingsmanagers op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat zij zich primair op hun vak kunnen richten. Samen met collega’s geef jij vorm aan de ondersteuning, die zij daarvoor nodig hebben. Deze kan per persoon verschillen en je dient daar flexibel mee om te kunnen gaan. Met de teamleiders en domeinmanagers maak je afspraken over de wijze van ondersteuning en zorg je voor de juiste kwaliteit van ondersteuning.

Wat ga je doen: 

• Je verwerkt de dagelijkse post / mail en draagt zorg voor de behandeling / afhandeling van telefoongesprekken.
• Je maakt complexe afspraken en een correcte agendaplanning.
• Je bent het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.
• Je verstrekt informatie op verzoek en/of verwijst mensen door.
• Je zorgt ervoor dat de manager / teamleider tijdig over de juiste vergaderstukken en informatie beschikken.
• Je bent verantwoordelijk voor de voortgang van de dagelijkse actiepunten.
• Je draagt zorg voor het zelfstandig uitvoeren van de correspondentiewerkzaamheden en controleert / redigeert de ter ondertekening aangeboden correspondentie.
• Je bewaakt de archivering van de interne en externe post.
• Je organiseert ontvangsten, (incidentele) afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen voor de manager / teamleider.

Wij vragen: 

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting.
• Je hebt ervaring opgedaan als secretaresse, binnen bij voorkeur een overheidsorganisatie.
• Je hebt kennis van en ervaring met de MS Office.
• Je bent dinsdag 29 en woensdag 30 oktober aanstaande beschikbaar voor een kennismakingsgesprek.

Standplaats:
Utrecht

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 32-40 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste april 2020, met een optie tot verlenging (2 x 3 maanden). Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 25 oktober aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19643. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.