Medior managementassistente (24-36 uur)

Medior managementassistente (24-36 uur) - 19563

  • 24-36 uur
  • parttime,fulltime
  • Utrecht

Je bent een medior managementassistente met ervaring met het verrichten van secretariële en administratieve taken binnen een secretariaatsteam van een gemeentelijke organisatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een gemeente, is op zoek naar een medior managementassistente voor het secretariaat van de afdelingen Opgavesturing en Ruimtelijke Kwaliteit. Het secretariaat zit midden in een ontwikkelingstraject waarbij werkwijzen en cultuur van verschillende secretariaten meer op elkaar worden afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt. Het is belangrijk dat je affiniteit en ervaring hebt met taken op het gebied van financiën.

Wat ga je doen: 

  • Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere managers en werkt binnen de afdelingen samen met andere managementassistentes.
  • Je beheert de agenda van meerdere managers.
  • Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
  • Je zorgt er samen met een collega voor dat de inkoopverzoeken in het financiële systeem MUIS worden verwerkt.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op, bijvoorbeeld afspraken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij de indiensttreding van medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
  • Je beheert samen met je naaste collega’s de secretariaatsmailbox, handelt verzoeken zelfstandig af en zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je stelt als vervanging nodig is een actielijst op bij een managementoverleg.
  • Je bewaakt de gemaakte afspraken en zorgt voor opvolging.
  • Je vervangt collega’s op de frontoffice van het secretariaat bij afwezigheid.

Wij vragen: 

  • Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op mbo4-niveau.
  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring opgedaan binnen het secretariële vakgebied.
  • Je hebt bij voorkeur:
    • recente opdrachten uitgevoerd binnen de publieke sector waaruit blijkt dat je kennis hebt van grotere gemeentelijke / provinciale organisaties en gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen.
    • ervaring opgedaan met het werken binnen een secretariaatsteam en een gezamenlijke mailbox.
    • ervaring opgedaan met Digiplaza, iBabs en MUIS.
    • ervaring en affiniteit met financiële taken.

Standplaats:
Utrecht

Wij bieden:
De functie is per 23 september beschikbaar voor 24-36 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste begin maart 2020, met een optie tot verlenging. Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 20 september aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19563. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Raimond Boer op 078-6182212.


Over ons

Wij zijn PIA, een landelijk opererend project-, interim- en adviesbureau. Wij voeren uitdagende opdrachten uit bij middelgrote en grote organisaties. Wij adviseren en ondersteunen onze opdrachtgevers door het op interim- en detacheringsbasis inzetten van onze medewerkers en adviseurs.

Ons adres

Madame Curiestraat 2
3316 GN Dordrecht

078-6182212