/> />

Managementassistent (36 uur)

Managementassistent (36 uur) - 19499

  • 36 uur
  • fulltime
  • Zuid-Holland

Je bent een managementassistent die ervaring heeft opgedaan met complex agendabeheer en het beheren van een mailbox op MT-niveau binnen een overheidsorganisatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een organisatie die gemeenten ondersteunt bij het verbeteren van hun dienstverlening, is op zoek naar een managementassistent voor het basisteam Bedrijfsvoering. Het team ondersteunt de organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om medewerkers zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten. Het secretariaat bestaat uit de officemanager, 4 lijnsecretaresses, 5 projectondersteuners en 2 algemene medewerkers secretariaat. 

Wat ga je doen: 

  • Je bent verantwoordelijk voor het beheren van en regie hebben op een complexe agenda.
  • Je beheert de inbox, prioriteert mails en handelt deze zelfstandig af, zodat de manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk).
  • Je organiseert vergaderingen en bereidt presentaties voor.
  • Je informeert de manager en projectleider zodat zij goed voorbereid zijn voor vergaderingen en presentaties.
  • Je werkt met iBabs en notuleert vergaderingen.
  • Je onderhoudt contacten binnen het netwerk.
  • Je draagt zorg voor het (digitale) documentbeheer van één of meerdere projecten.
  • Je werkt samen met andere project- en programmasecretarissen op inhoud, proces en procedures.
  • Je treedt op als plaatsvervangend programmasecretaresse binnen het team Omgevingswet.
  • Je verzamelt input van medewerkers voor de voortgangsrapportage.
  • Je bent verantwoordelijk voor het aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers.
  • Je ondersteunt collega’s van het secretariaat en fungeert als achtervang.
  • Je houdt acties bij en bewaakt de lopende activiteiten.

Wij vragen: 

  • Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, met bijbehorend werk- en denkniveau.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring opgedaan in een vergelijkbare functie.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring opgedaan met het beheren van een mailbox op MT-niveau in een complexe omgeving.
  • Je hebt bij voorkeur:
    • ervaring opgedaan met complex agendabeheer.
    • ervaring opgedaan met notuleren.
    • kennis van en ervaring met het complete Microsoft Officepakket (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
    • ervaring opgedaan met Microsoft Teams.
  • Je bent op woensdagochtend 4 september beschikbaar voor een kennismakingsgesprek.

Standplaats:
Den Haag

Wij bieden:
De functie is per 1 oktober beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste eind december 2019, met een optie tot verlenging (telkens voor 3 maanden, tot een maximale contractduur van 36 maanden). Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór woensdag 28 augustus aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19499. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.


Over ons

Wij zijn PIA, een landelijk opererend project-, interim- en adviesbureau. Wij voeren uitdagende opdrachten uit bij middelgrote en grote organisaties. Wij adviseren en ondersteunen onze opdrachtgevers door het op interim- en detacheringsbasis inzetten van onze medewerkers en adviseurs.

Ons adres

Madame Curiestraat 2
3316 GN Dordrecht

078-6182212