Secretaresse (36-40 uur) - 19307

Je bent een secretaresse met ervaring met het verzorgen van de correspondentie en het agendabeheer van managers / teamleiders binnen bij voorkeur een overheidsorganisatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een provincie, is op zoek naar een secretaresse voor het team Office Support van het domein Bedrijfsvoering. De organisatiestructuur van de provincie kenmerkt zich door zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie. Vanuit het domein Bedrijfsvoering levert het team Office Support ondersteuning aan diverse managementteams en het college van Gedeputeerde Staten. De ondersteuning kan per persoon verschillen, waardoor flexibiliteit benodigd is binnen deze opdracht.

Wat ga je doen: 

• Je bent verantwoordelijk voor het secretarieel ondersteunen van de teamleiders, domeinmanagers en afdelingsmanagers zodat zij zich primair op hun vak kunnen richten.
• Je maakt afspraken met de teamleiders en domeinmanagers over de wijze van ondersteuning en zorgt voor de juiste kwaliteit van de ondersteuning.
• Je verwerkt de dagelijkse post / mail en draagt zorg voor de behandeling / afhandeling van telefoongesprekken.
• Je legt complexe afspraken vast en draagt zorg voor een adequate agendaplanning.
• Je fungeert als het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.
• Je verstrekt op verzoek informatie en/of verwijst door naar andere medewerkers.
• Je zorgt ervoor dat de manager / teamleider tijdig over de juiste (vergader)stukken en informatie beschikt.
• Je bent verantwoordelijk voor de voortgang van de dagelijkse actiepunten.
• Je verzorgt de correspondentie en controleert / redigeert de ter ondertekening aangeboden correspondentie.
• Je bewaakt de archivering van de interne en externe post.
• Je ontvangt bezoekers.
• Je organiseert incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager / teamleider.

Wij vragen: 

• Je hebt minimaal een afgeronde secretariële mbo+-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal 2 jaar kennis van en ervaring met MS Office-applicaties (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).

Standplaats:
Utrecht

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 36-40 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 6 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 3 maanden). Je kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 21 juni aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteren. Ons referentienummer is 19307. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.