Verbetering van de privacy bestaat niet alleen uit de optimalisatie van het privacymanagementsysteem. Een belangrijke rol is weggelegd voor de werkmethodieken en het algemene bewustzijn rond privacy.

Almere is een pioniersgemeente en innovatief in haar manier van werken. Vooral de schaalgrootte maakt Almere extra aantrekkelijk. Binnen de gemeente zijn er ruim 400 verschillende bedrijfsprocessen. De gemeente Almere heeft een privacymanagementsysteem waarin de verantwoordelijkheden en processen zijn beschreven om het beleid te borgen.

Aanleiding
De gemeente Almere heeft als doel om in de komende jaren beter te worden op het gebied van privacy. Om dit te bereiken, heeft Almere een project gestart. Dit project is opgezet om het volwassenheidsniveau van privacy binnen de gemeente te verhogen.

Project Privacy
Het project gaat niet alleen over (digitale) systemen, maar ook over de werkmethodieken en het algemene bewustzijn rond privacy.

Plannen per afdeling
Met een afdelingsgerichte benadering kan elke afdeling op basis van haar risicoprofiel en ambities een privacyafdelingsplan opstellen. Om de afdelingen te ondersteunen bij de uitvoering van deze plannen, zijn er minimale eisen vastgesteld. Deze eisen omvatten het:

• opstellen van een verwerkingsregister voor informatiebeheer, informatieveiligheid en privacy;
• uitvoeren van (pre-)dataprotection impactassessments (DPIA’s);
• inrichten van privacybestendige processen.

Beleid en borging
Ook is er een benadering gericht op beleid en borging. Het project zorgt voor het opstellen en bijstellen van beleid, kaders en richtlijnen rondom privacy. Denk hierbij aan:

• beleid voor e-mail;
• richtlijn voor privacy by design;
• een kader anonimiseren.

Het is belangrijk dat alle noodzakelijke maatregelen binnen het beheersingsdomein zijn ingericht en dat de governance voldoende is opgezet om de privacy goed te waarborgen. Hiervoor wordt onder andere het privacymanagementsysteem aangepast.

Resultaten
Enkele resultaten van het projectteam zijn inmiddels behaald, waaronder:

• geactualiseerde verwerkingen in het verwerkingsregister;
• gedocumenteerde hoogrisico-verwerkingen;
• optimalisatie DPIA-proces en -toolkit;
• afgeronde (pre-)DPIA’s;
• borging kennis rond uitvoeren van (pre-)DPIA’s bij afdelingen;
• vergroting bewustzijn privacy en informatiebeveiliging bij medewerkers;
• borging privacyafdelingsplannen en zelfevaluaties;
• herijking privacybeleid;
• geïntensiveerde samenwerking met informatiebeveiliging en informatiebeheer;
• stijging algemene privacyvolwassenheid.

Via PIA
Via PIA leidt onze projectleider privacy het project en het projectteam (13 medewerkers). Het introduceren van een agile manier van werken, heeft geleid tot het delen van best practices, het vieren van succes, efficiëntie, transparantie, het behalen van doelen en bovenal werkplezier. Met deze projectmethode werkt hij aan het privacybestendig maken van de gemeente. Naast de projectleiding ondersteunt hij ook in de uitvoering met het:

• afhandelen van datalekken;
• uitvoeren en reviewen van (pre-)DPIA’s;
• vergroten van privacybewustzijn;
• afhandelen van privacyvragen;
• beoordelen van verwerkersovereenkomsten.

Ook via PIA werken? Neem dan contact met ons op. Dat kan met het contactformulier of bel met een van de consultants op 078-618 22 12.

Hier vind je een overzicht van onze vacatures.